Een meerjarenonderhoudsplan opstellen klinkt eenvoudiger dan het is. De kwaliteit van het eindresultaat hangt sterk af van de grondigheid waarmee de beginfasen worden doorlopen. Een plan dat is gebaseerd op aannames in plaats van werkelijke inspectie, leidt onvermijdelijk tot verkeerde begrotingen en verrassingen op het moment dat ingrepen aan de orde zijn. Een gedegen aanpak in vaste stappen geeft de meeste zekerheid op een plan dat ook in de praktijk klopt.
Stap 1: inventarisatie en inspectie
Elk MJOP begint met een nauwkeurige technische inventarisatie van het gebouw. Dit omvat:
- Een systematische opname van alle bouwkundige elementen: dak, gevel, kozijnen, vloeren, binnenwanden en gemeenschappelijke ruimten
- Een inspectie van alle installaties: verwarmings-, koeling-, ventilatie-, elektra- en sanitaire systemen
- Een beoordeling van de huidige conditie van elk element, bij voorkeur volgens een gestandaardiseerde methode zoals NEN 2767, zodat de beoordeling objectief en herhaalbaar is
- Het vastleggen van bouwjaren, eerdere onderhoudsingrepen en aanwezige documentatie
Stap 2: levensduuranalyse en planning
Op basis van de inventarisatie wordt per element bepaald wanneer onderhoud, renovatie of vervanging aan de orde is. Hierbij worden standaard levensduurcycli als uitgangspunt genomen, gecorrigeerd voor de werkelijke conditie en het gebruik. Het resultaat is een planning op jaarniveau: welk onderhoud valt in welk jaar, en welke ingrepen kunnen zinvol worden gecombineerd om mobilisatiekosten te beperken? Combinaties van werkzaamheden die toch tegelijk worden gepland — zoals schilderwerk en gevelreparaties — verdienen aandacht in deze fase.
Stap 3: kostenbegroting en reserveringsadvies
De planning wordt vertaald naar een meerjarenbegroting. Gebruik hiervoor actuele kengetallen en richt de begroting zo in dat de kosten per jaar overzichtelijk zijn. Inclusief een reserveringsadvies per jaar wordt het MJOP direct bruikbaar voor de financiële planning. Laat de begroting toetsen op realisme: zijn de eenheidsprijzen actueel, zijn de hoeveelheden correct vastgesteld en zijn er voldoende marges voor onvoorziene kosten?