Een meerjarenonderhoudsplan dat vijf jaar geleden is opgesteld en sindsdien in de kast heeft gelegen, is geen betrouwbaar sturingsinstrument meer. Gebouwen veranderen: ingrepen worden eerder of later uitgevoerd dan gepland, materialen verouderen anders dan verwacht en gebruikssituaties wijzigen. Een MJOP is daarmee per definitie een levend document, dat periodiek moet worden geactualiseerd om zijn waarde als plannings- en begrotingsinstrument te behouden. MJOP actualiseren is geen luxe, maar een verplichting die bij serieus vastgoedbeheer hoort.
Wanneer actualisatie nodig is
Een aantal situaties vraagt altijd om een herziening van het MJOP:
- Na uitgevoerd groot onderhoud: een vervanging van het dak of een renovatie van de gevel verschuift de planningsdata van die elementen aanzienlijk
- Na een inspectie die afwijkingen toont ten opzichte van de verwachte conditie, zowel gunstiger als slechter
- Bij wijziging van het gebruik of de bezetting van het gebouw, wat de belasting op installaties en afwerking beïnvloedt
- Bij significante prijsstijgingen op de bouwmarkt die de begroting onrealistisch maken
- En sowieso minimaal elke drie tot vijf jaar als vaste cyclus
Wat actualisatie inhoudt
Actualiseren gaat verder dan de begroting bijwerken met inflatiecorrectie. Het vraagt om een herijking van de conditiebeoordeling per element op basis van visuele inspectie of een gerichte meting, een herbeoordeling van de geplande onderhoudsmomenten en een check of de reserveringen in lijn zijn met de bijgestelde begroting. Als eerder onderhoud is uitgesteld, moet bovendien worden beoordeeld of dat leidt tot versneld conditieverlies en dus vervroegde ingrepen elders in de planning.
Documenteer wijzigingen systematisch
Versiebeheer van het MJOP is een onderschat onderdeel. Leg vast wanneer welke actualisatie heeft plaatsgevonden, wat de aanleiding was en welke aanpassingen zijn gedaan. Dat maakt het plan auditeerbaar en stelt u in staat om achteraf te verklaren waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Voor VvE’s en zorginstellingen met toezichthoudende organen is dit bovendien een eis vanuit governance-perspectief.